استرجاع البيانات
استرجاع البيانات
إن الطريقة التي تعمل بها نظم استرجاع المعلومات الآلية بدأ بمرحلة تجهيز الوثائق وانتهاءً باستجابة النظام لمطالب المستفيدين تأخذ التسلسل الآتي:
1. حال ما يتم استلام الوثائق المعدة للإدخال تجري عملية التحليل المفهومي لها والتي يقصد بها توزيع محتوى الوثائق إلى مفاهيم موضوعية محددة.
2. تجري عملية ترجمة المفاهيم الموضوعية بالتعبير عنها بمصطلحات موضوعية دقيقة.
3. تجري عملية تخزين المعلومات الببليوغرافية لكل وثيقة في قواعد البيانات المعدة لهذا الغرض، وقد يضاف لها مستخلص أو يتم تخزن كامل نص الوثيقة، و يعتمد ذلك على نوع قاعدة البيانات.
4. يتم إدخال المصطلحات التي تم إعدادها في مرحلة سابقة لكل وثيقة في حقل خاص بها بنفس التسجيلة التي تخزن فيها الوثيقة.
5. يتم تحويل كل أو جزء من مفردات الوثيقة التي وردت في النص إلى مصطلحات كشفية باستخدام تقنيات التكشيف الآلي، وفي الوقت نفسه يتم استبعاد جزء من المفردات التي ليس لها معنى أو تأثير في المحتوى الموضوعي للوثيقة.
6. يقوم نظام إدارة قواعد البيانات في بناء كشاف بالمصطلحات الذي يسمى أحيانا بالملف المقلوب (Inverted file) والتي تم اختيارها من محتوى الحقول المنتخبة وبحسب آلية أو تقنية التكشيف المختارة.
7. تجري عملية الربط بين المصطلح الموجود في كشاف المصطلحات وبين التسجيلات التي ورد فيها.
8. تتم عملية الاسترجاع عندما يكون المصطلح أو مجموعة المصطلحات التي قدمها المستفيد لها وجود حقيقي في كشاف المصطلحات أو الملف المقلوب.
9. من مجموع محتوى قاعدة البيانات يتم استدعاء التسجيلات التي تحقق فيها الربط مع المصطلحات الموجودة في الكشاف. ولكل من هذه الخطوات علاقة مباشرة بكفاءة الاسترجاع وقدر تعلق الأمر بنظام استرجاع المعلومات المستخدم في استجواب قواعد البيانات.