كيفية اعداد خطة عمل مشروع خطوة بخطوة + نموذج خطة عمل جاهزة

تدوين خطة العمل الخاصة بك 2019
تنفيذ خطة عمل مشروع لدى مكاتب الاستشارات قد يكلفك الكثير “على حسب المشروع”، تعلم كيف تعد خطة عمل مشروعك بنفسك ووفر مالك، و افهم سوقك
 
خطة عمل مشروع
 
يكمن الغرض الرئيسي من تدوين خطة العمل في تحديد نشاط الأعمال و رؤيتكم وتصوركم لهذا العمل. تدوين خطة أعمالكم على الورق سوف يدفعكم إلى تكوين استراتيجية واضحة المعالم للتشغيل و التسويق و التمويل كما سينقل ذلك بطريقة مركزة و دقيقة عند طلب الدعم من المستثمرين المحتملين أو أعضاء الفريق والعملاء.
 
في حين تؤثر الجوانب الأخرى على المجالات التي ينبغي أن تكون جزءاً من خطة عملك، ينبغي عليك التوصل لإجابات واضحة لهذه الأسئلة و ذلك لتتمكن من وضع اللمسات الأخيرة لإستراتيجيتك:
ما هو نموذج عملك – ما الذي تقوم به، وكيف تقوم بذلك؟
ما هي الأنشطة الرئيسية التي ستقوم بتنفيذها؟
ما هو السوق المستهدف؟
ما هي تدفقات الإيرادات الرئيسية لديكم؟
ما هي مصروفاتكم الرئيسية؟
ما هي استراتيجية التسعير المتبعة لديكم؟
ما هي الميزة التنافسية المستدامة لديكم؟ 
بمعنى آخر: كيف يمكنكم تحقيق الوضع المستدام في مواجهة منافسيكم؟
 
يمكنك أخذ رؤية قائمة على الموارد لنشاط أعمالك و خطتك و توثيق عمليات نشاطك. على سبيل المثال: إدارة متجر بيع شاي  صغير قد تبدو فكرة بسيطة للغاية، لكن من الأهمية تقدير نقاط التفكير الذي يدور حوله بحيث يمكن تطبيق ذات الفكرة على جميع الأعمال.
 
مثال:عملية إعداد الشاي
عندما يطلب العميل الشاي، يحتاج صاحب العمل إلى الإجابة على التساؤلات التالية:
من سيقوم بعمل الشاي؟
أين سيتم عمل الشاي؟
ما هي المواد التي أحتاجها؟
ما هي التجهيزات التي أحتاجها؟
هل لدي الأموال الكافية لشراء ما احتاجه من مستلزمات؟
كم الوقت الذي احتاجه في عمل الشاي؟
متى يمكنني تقديم الشاي؟
متى سوف استلم مستحقاتي؟
في الإجابة على كل سؤال من الأسئلة سالفة الذكر، يقوم صاحب العمل باستكشاف و تضييق نطاق الخيارات المتاحة أمامه.
من سيقوم بعمل الشاي؟
هل يمكنني عمل الشاي بنفسي أم ينبغي أن أستأجر شخص آخر للقيام بهذا العمل؟
من هو الشخص المناسب للقيام بهذه الوظيفة بفاعلية ونجاح،وكيف يمكنني إيجاده/ إيجادها؟
كم سيكلف توظيف ذلك الشخص؟
ما هي البنود والشروط التي يتوجب الاتفاق عليها مع الموظف الجديد؟
أين سيتم عمل الشاي؟ 
هل ينبغي علي العمل من مطبخ منزل، أو متجر، أو شاحنة أغذية متنقلة؟
اتخذ القرار حول مكان قريب يمكن للعملاء الوصول إليه بسهولة؟
ما هي المواد التي أنت في حاجة إليها؟
هذا الأمر يعتمد على متطلبات العميل حسب توضيحه.
الشاي: 
ما هو نوع الشاي والعلامة التجارية التي يفضلها العميل؟
ما هي كمية الشاي اللازمة لكل كوب شاي؟
الحليب: 
هل سيأخذ العميل الحليب مع الشاي؟
إذا كان الأمر كذلك، ما هو نوع الحليب: طازج، منزوع الدسم، مسحوق الحليب؟
ما هي كمية الحليب اللازم استخدامها مع الشاي؟
السكر: 
هل سيأخذ العميل سكر مع الشاي؟
إذا كان الأمر كذلك، ما هو نوع السكر: أبيض، بني، محلي صناعي؟
ما هي كمية السكر التي يحتاجها العميل في الشاي؟
المياه: 
ما هو مصدر المياه المتوافرة لديكم؟
هل هي مياه معدنية أو مياه الصنبور؟
ما هي كمية المياه اللازمة لعمل كوب الشاي؟
بنود عامة: 
من أين سيتم توريد المواد المطلوبة؟ 
ما هي الكمية اللازمة من كل مادة؟
ما هي الكميات و العبوات المقدمة فيها المواد؟
ما هي الكمية التي ينبغي تخزينها؟ ليوم أواسبوع أو شهر؟
ما هي المعدات التي امتلكها أو احتاج إليها؟
هل يمكنك تحمل شراء المعدات أم يتوافر أمامك خيار تأجيرها؟
هل ستستخدم غلاية أم موقد؟ و ما هي سعته؟
هل لديك توصيلات كهربائية للغلاية؟ توصيلات غاز؟
كم تكلفة استخدام الكهرباء/ الغاز؟
الإجراء
رغم أنها عملية بسيطة، إلا أنه من المستحسن دائما كتابة الخطوات المتبعة بهدف ضمان إجراءات سلسة في تقديم منتج مستدام:
لأي فترة يجب أن يغلى الماء؟
ما هي مدة اعداد الشاي؟
متى يتم إضافة الحليب؟
متى يتم اضافة السكر؟
كيف يتم تقديم الشاي؟ كوب وصحن أم كوب كبير أم كأس زجاجي؟
من سيقوم بتقديم الشاي؟ الفوترة والتحصيل
متى يتم تقديم الفاتورة إلى العميل؟
كيف يتم تحصيل الأموال؟
رأي العميل.
كيف تضمن رضا العميل عن المنتج؟ِ
فكر في عملائك – هل يقرأون الجرائد والصحف، يستمعون إلى الراديو، يستخدمون الوسائط الاجتماعية؟
كيف يتمكن أصحاب الأعمال القائمة في قطاع عملك من جذب العملاء و المحافظة عليهم؟ هل يمكنك التعاون مع شركاء يساعدونك في بيع و توزيع منتجاتك أو خدماتك.
 
عرف بنفسك – التسويق
قم بإعداد وتطوير استراتيجية التسويق لنشاط عملك، تعرض فيها خدماتك و أعمالك إلى السوق المستهدف. كما أن زيارة العملاء المحتملين تساعد في تعزيز العلاقة و تأسيس المصداقية في السوق. لا توجد جدوى من امتلاك عمل لا يعرف عنه أحد. تأكد من أنه تتوفر لديك ميزانية التسويق التي ستقوم بتوظيفها و استخدامها بطرق فعالة و بكفاءة. هناك العديد من قنوات التسويق التي يمكنك من خلالها ترويج نشاط أعمالك – يمكن اتخاذ القرار التسويقي الأمثل من خلال اختيار الوسيط المناسب للتعامل مع العملاء.
بناء فريق عملك 
قد تبدأ العمل مع فريق صغير أو قد لا يكون لديك فريق عمل على الإطلاق. و لكن من المهم إدراك الحاجة إلى استكمال مهاراتك مع المهنيين ذوي الخبرة في المجالات ذات الصلة و تكليفهم، تبعا لذلك.
عند توظيف أعضاء الفريق، و مع ضرورة ضمان توفر الخبرة والمعرفة اللازمة لديهم، تأكد من التوافق بين هؤلاء الأفراد و بينك. ابدأ شركتك بطلب أفراد لديهم الدافعية و القدرة على حل المشكلات بمرونة مع امتلاكهم إمكانيات المهام المتعددة.
بناء على استراتيجية النمو المحددة من قبلك، قم بتخطيط احتياجات فريق العمل في نموذج خطة عملك، كما يلي:
ما هي الأدوار والمسؤوليات المتوقعة من الموظفين الجدد؟
ما هي آلية التوظيف؟
ما هي القنوات التي ستتبعها في ذلك؟
ما هو الإطار الزمني المتوقع للاستكشاف و عمل المقابلات الشخصية و من ثم التعيين؟
 
الإدارة المالية 
يقدم التحليل المالي لمحة عامة عن أداء شركتكم فيما يتصل بالكفاءة التشغيلية و أيضا القدرة على التنظيم بما يلبي التزاماتها المالية.
ليس بالضرورة أن يمتلك كل رواد الأعمال خلفية قوية في مجال التمويل و الشؤون المالية، و لكن من المهم جداً عليهم فهم المصطلحات الرئيسية و الأرقام و كذلك الإستعانة بخدمات شخص متخصص في التمويل والمحاسبة.
تجنب تكبد أي نفقات غير ضرورية، قم بتخفيض الفاقد، و ركز على كيفية القيام بنفس العمل بطريقة أكثر فعالية من حيث التكلفة. احصل على العروض من عدد من المصادر بما يتيح لك فرصة أفضل للتفاوض والمساومة مع الموردين.
تعد إدارة التكلفة مفتاحا للنجاح. لذا ينبغي عليك ضمان شراء المواد التي تحتاجها بأفضل سعر و ضمان توفر مخزون كاف منها.
قم بتحصيل الذمم المدينة المستحقة لك بطريقة صحيحة و في وقت استحقاقها و وظف فريق العمل لديك بطريقة فعالة و حافظ على الدافعية لديهم.
فيما يلي مثال لقائمة الدخل والمصروفات الشهرية لشركة المقاولات/ شركة إيه بي سي للمقاولات ش.م.م.؛ هنا يجدر بكم فهم تكاليفكم الرئيسية و استيعاب التوجهات السائدة بما يساعدكم في تخطيط المستقبل.
 
نموذج قائمة الدخل والمصروفات الخاصة بشركة إيه بي سي للمقاولات ش.م.م
 
نموذج قائمة الدخل والمصروفات
التدفقات النقدية 
تقدم التدفقات النقدية التمثيل الزمني الفعلي لصحة الشركة مع مراعاة أنشطة التشغيل والاستثمار و التمويل في أي نقطة زمنية محددة. كما تعكس توفر النقد الذي يتدفق من أنشطة الأعمال و اللازم لدعم الأنشطة المختلفة.
 
التدفقات النقدية الإيجابية: تدل على تحقيق المزيد من النقد الوارد من أنشطة الأعمال مقارنة بالنقد الصادر عن هذه الأنشطة. الأمر الذي يحافظ على تشغيل نشاط الأعمال و يتيح الفرص للتوسع دون الحاجة إلى إدخال تمويلات إضافية.
 
التدفقات النقدية السلبية تشير إلى أن النقد الصادر من أنشطة الأعمال أقرب من النقد الوارد من هذه الأنشطة، بما يؤثر على القدرة على سداد المصروفات الرئيسية مثل الأجور أو الوفاء بالمتطلبات المتعلقة بجهات الإقراض و التمويل بما يستدعي طلب إدخال تمويلات إضافية من قبل مالك الأعمال أو عن طريق الاقتراض
 
التوقعات المالية 
عند التعامل مع جهات الإقراض والمستثمرين، لابد أن يكون لديكم خطة عمل مالية قوامها 3 -5 سنوات توضح بالتفصيل التدفقات النقدية المتوقعة من أنشطة الأعمال. قم بعمل رسم بياني لمخطط النمو و حدد الأهداف و قم بتخطيط الموارد اللازمة لعمليات النشاط. كن واقعيا حيال الافترضات التي حددتها عندما قمت بوضع التوقعات بخصوص البنود التي ستؤثر على إيراداتك و مصروفاتك.
نمو المبيعات
الزيادة في المصروفات الرأسمالية
التضخم
الزيادة في الإيجار
الزيادة في الموظفين 
ومع استيعابك و تفهمك للاتجاهات والأنماط، قم بتحديث توقعاتك، بحيث تتمكن من تخطيط متطلبات التمويل.
 
المخاطر 
بدء نشاط الأعمال في حد ذاته سوف يعرضك لسيناريو الشك و عدم اليقين. و بصفتك رائد أعمال، يكون لديك حس مرتفع بالمخاطر أكثر من أقرانك العاديين. و مع ذلك، بمجرد بدء نشاط أعمالك، حدد المخاطر المحتملة مع وضع اسراتيجية للحد من آثارها السلبية على أعمالك.
 
يجب أن تكون على يقين تام من امكانية ادارة بعض المخاطر، إلا أنك ستواجه صعوبة في إدارة البعض الآخر. كما أن هناك احتمالية أقرب بأن تواجه بعض المخاطر أكثر من غيرها. الوعي والاستعداد هما مفتاح التغلب على هذه المخاطر.
ما هي المخاطر المرتبطة بنشاط أعمالك؟
ما هي درجة احتمالية وقوع هذه المخاطر؟
ما هي آثار هذه المخاطر على نشاطات أعمالك؟
ما هي التدابير التي يمكنك اتخاذها في سبيل الحد من و تخفيف أثر هذه المخاطر؟
 
نموذج خطة عمل جاهزة
في مايلي وضعنا نموذجين جاهزين بصيغة DOC لخطة عمل يمكنك الاستعانة بهما على إعداد خطة جديدة خاصة بك.