مهام المساعد الإداري
إن القيام بالأعمال الإدارية يتطلَّب من الشخص الاهتمامَ والدِّقَّةَ وحسن الأداء في تنفيذه لأعماله، حيث إن هذه الأعمال الإدارية هي التي تقوم برفع الإدارة ومستوى المكانة الخاصة بالشركة أو المؤسسة أو القطاع التعليمي الذي ينتمي إليه أي موظف إداري.وقد تحدَّث المسؤول الإداري «عبد الله البريدي» عن الموظفين الإداريين، والمهمات التي من الممكن أن ينفذها مساعدُ المهام الإداري ويبدع في إتمامها وتنفيذها على أكمل وجه، ويجب أن تكون ضمن قائمة أعماله بصورة كاملة.■ المهام والواجبات في المُسَانَدَاتِ الإدارية:• تنظيم ملفات المكتب.• متابعة إدارة الوقت وجدول المواعيد للمدير والمديرين المباشرين.• الإشراف على عمل موظف الاستقبال والمراسل.• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية المختلفة الصادرة من قِبَلِ المدير.• عمل جدول عمل مع مدير المبيعات، وتجهيز محاضر الاجتماعات وتوزيعها.• تجهيز البريد اليومي، كالمذكرات والتعاميم والوثائق الإدارية وتقارير المعاملة ومذكرات ورسائل إدارة العقارات.• تجهيز وتحضير وطباعة الخطابات الرسمية.• استقبال الفاكسات والرد عليها.• الإشراف على طلبات العمل للموظفين الجدد الذين يرغبون في الانضمام إلى الشركة وترتيب مقابلات لهم.• المساعدة في تجهيز مواد التدريب.• متابعة المهام الإدارية المتعلِّقة بإجازات الموظفين السنوية وتحديد الأهداف.• القيام بكل ما يُطلب منه في حدود معرفته وقدراته.• متابعة عقود الصيانة بين الشركة وشركات الصيانة التي تقوم بصيانة تجهيزات وآلات الشركة.■ العلاقات الوظيفية• الاتصال المباشر مع مدير تطوير الأعمال والمديرين على اختلاف مسمياتهم في مكتب العمل.• تحديد وجهات الضيوف، واستقبال المكالمات التي تختصُّ بالطاقم الإداري التابع للمكان.• المساعدة في جميع جوانب التنظيم الإداري، وصيانة الأدلة العلمية.• إدارة جرد الأصول والإمدادات الخاصة بمكان العمل، ورصد المستوى الحرج للأسهم، وتوفير المصادر للمورِّدين، وتقديم الفواتير.• التنسيق بين الإدارات والوحدات العاملة في حل المشاكل.